Quand on possède un bien en copropriété, mettre tous les propriétaires sur la même longueur d’onde est souvent difficile. De ce fait, la gestion du bien en commun devient délicate. C’est ainsi que les législateurs ont élaboré des lois spécifiques concernant les copropriétés et sa gérance. Entre la loi et les stratégies d’une bonne administration, comment bien gérer votre copropriété selon les normes ?
Avoir un syndic de copropriété
Certains propriétaires d’un petit immeuble préfèrent gérer eux-mêmes leurs copropriétés. Or, outre les risques de défaillances sur la gérance, la présence d’un syndic de copropriété est imposée par les normes.
Déléguer la gérance
La gérance de la partie commune n’est pas une tâche facile. En effet, les interventions du gérant ne se limitent pas à assurer la propreté des couloirs, des escaliers ou à changer les ampoules. Il est aussi amené à gérer l’état financier de l’immeuble, à payer les assurances, à réparer les cassés, … Bref, c’est une responsabilité stressante et fatigante quand on n’a pas les bagages nécessaires. Ceci dit, la bonne administration d’un bien dépend du gérant et demande beaucoup plus d’engagement. Il vaut mieux la déléguer à une personne spécifique. Sur ce, le site https://easysyndic.be fournira les informations nécessaires.
Bien choisir le gérant ou le syndic
Une gérance par une personne incompétente risque de mettre en péril l’immeuble. Cela peut engendrer des discordances et des conflits entre les copropriétaires. D’ailleurs, la loi impose que tout immeuble doive avoir un gérant dès la création d’une copropriété. Le premier syndic ou le syndic provisoire est souvent désigné par le promoteur. Après un délai maximum d’un an, les copropriétaires procèdent à un vote. Le syndic peut être un bénévole parmi l’un des copropriétaires ou un professionnel. En tout cas, cela requiert une personne de confiance.
Confier la gérance à un syndic professionnel
Tous les propriétaires ont un choix concernant la personne à qui ils doivent confier la gérance. La loi n’impose pas de recruter et voter pour un syndic professionnel. Cependant, voici les avantages d’avoir un syndic dédié spécialement à la copropriété.
Opter pour la compétence
Les gérants professionnels d’une copropriété ont suivi des formations spécifiques. Ce qui signifie qu’ils sont préparés à avoir des connaissances juridiques, en gestion du personnel, en comptabilité, en techniques de bâtiments, etc. Ce sont les minimums à maîtriser pour une bonne gestion de copropriété. En outre, avec leurs expériences, ils connaissent mieux les procédures nécessaires pour la gestion d’un immeuble à plusieurs occupants. Ce n’est pas toujours le cas si le syndic de copropriété est juste choisi parmi les copropriétaires. Ceci dit, le but est d’assurer l’entretien de l’immeuble avec la moindre marge d’erreur possible.
Choisir l’assurance
Outre leurs connaissances, les syndics de copropriété professionnels sont bien encadrés en matière de responsabilité. Ils ont l’obligation de se souscrire à une assurance pour sa gestion en responsabilité civile. Ce qui signifie qu’en cas de faute de gérance, les copropriétaires peuvent engager une poursuite pour avoir une indemnisation. De plus, avec leurs caisses de garantie professionnelle, les fonds de la copropriété sont plus en sécurité. Au moins, on est sûr de confier son bien à une personne plus engagée et plus responsable qui peut réparer ses erreurs.
Renforcer la gouvernance et la planification
Au-delà du choix d’un syndic, il est essentiel d’optimiser la gouvernance par des outils formalisés : assemblée générale régulière, respect strict du règlement de copropriété et tenue rigoureuse du procès-verbal. Ces documents structurent les décisions collectives et facilitent le suivi des résolutions. Mettre en place un calendrier de réunion et un système de délégation clair permet d’améliorer la transparence et d’éviter les litiges. Parallèlement, instaurer un dispositif de contrôle interne (suivi des mandats, séparation des tâches administratives et comptables) renforce la confiance entre copropriétaires et garantit une traçabilité des opérations.
Sur le plan technique et financier, prévoir un plan pluriannuel de travaux et réaliser des diagnostics (technique et énergétique) préventifs optimisent la conservation du patrimoine et limitent les coûts imprévus. La maintenance préventive, l’audit énergétique et la mutualisation des achats pour les interventions courantes réduisent les dépenses et préservent la trésorerie. L’élaboration d’un budget prévisionnel consolidé, associé à une politique de provisionnement pour les grosses réparations, permet d’anticiper les besoins. Enfin, la digitalisation des échanges et des archives facilite la gestion administrative, le pilotage des prestataires et l’accès aux comptes par les copropriétaires — un point détaillé et des ressources pratiques sont disponibles à retrouver sur www.immolink.net.
